Objetivo:
Garantizar la inclusión de los estándares básicos de competencias en los Establecimientos Educativos mediante la difusión, seguimiento y evaluación de la gestión educativa en sus componentes administrativos, recursos humanos, académico, convivencia y comunidad que permita, que los resultados de estas evaluaciones sean insumo para el mejoramiento continuo de los establecimientos educativos.
Alcance:
Inicia con la planeación y ejecución de las actividades relacionadas con las pruebas SABER, incluye fomentar e implementar la evaluación de desempeño de Docentes y aplicar la evaluación a los Directivos Docentes de los Establecimientos Educativos; así mismo, promover y gestionar la autoevaluación al interior de los Establecimientos Educativos Oficiales y No Oficiales. Finaliza con el análisis de los resultados de las evaluaciones realizadas a los EE, la generación del plan anual de calidad educativa y el seguimiento a la ejecución de las actividades planificadas en dicho plan.
Políticas:
- § Todos los Establecimientos deben realizar una autoevaluación anual de su gestión, contemplando los componentes: directivo, académico, comunitario y administrativo. Para eso, contarán con el apoyo de la metodología formulada y la asesoría de funcionarios de la Secretaria de Educación.
- § En el caso de Establecimientos no oficiales, la autoevaluación anual debe adicionalmente incluir la definición del régimen tarifario que más se ajuste a sus condiciones de prestación del servicio. La vigilancia de estos aspectos se realizará en conjunto con el proceso F01. Autorización, gestión de novedades y cierre de Establecimientos Educativos.
- § La evaluación de docentes en período de prueba es realizada dentro del proceso H0204. Nombramiento de personal.
- § La Secretaria de Educación debe garantizar que el ente externo contratado para la revisión de las autoevaluaciones institucionales, incluyendo los temas financieros de los EE, cuente con las competencias requeridas para el óptimo desarrollo de esta actividad. Las competencias deben incluir los conocimientos apropiados frente a los cuatro componentes de la autoevaluación institucional, como son directivo, administrativo, académico y comunitario.
- § El Plan de Calidad Educativa debe generarse anualmente en la SE, y es responsabilidad del comité directivo aprobar su aprobación ya sea para generarlo o para modificarlo.
- § Para la elaboración del plan de calidad educativa se debe tener en cuenta, el plan de asistencia técnica, generado en el subproceso A03.01 Programación y ejecución de la asistencia técnica, el plan de desarrollo, generado en el subproceso A02.03 Aprobación y divulgación del plan de desarrollo educativo, el plan de acción, generado en el subproceso A02.05 Definición y aprobación de planes de acción por área; para garantizar que no exista duplicidad de actividades.
- § La asignación de los funcionarios de las unidades desconcentradas a las labores de calidad, cobertura e inspección y vigilancia se realizan en coordinación con el subsecretario de administrativa y financiera, el cual por medio del profesional universitario de unidades desconcentradas hace el control y seguimiento al cumplimiento de la programación de los profesionales universitarios de las mismas.
- § Se debe ponderar el grado de cumplimiento de las funciones y responsabilidades inherentes al cargo que desempeña el docente y directivo docente, y el logro de resultados, a través de la evaluación Ordinaria Periódica de Desempeño anual para todos los docentes y los directivos docentes que laboran en el Establecimiento Educativo oficial.
- § Es responsabilidad de la SE garantizar la aplicación de las diferentes evaluaciones, como también la consolidación y análisis, socialización de los resultados de las evaluaciones.
- § La definición, medición y seguimiento de los indicadores asociados a los procesos de la cadena de valor, como herramienta de apoyo para el mejoramiento continuo y al logro de los objetivos definidos dentro de la Secretaría, debe ser desarrollado por los responsables de cada proceso. La definición de los responsables se encuentra en la hoja de vida de cada indicador.
- § El formato de hoja de vida es el instrumento que se debe utilizar para la definición y seguimiento de los indicadores asociados a los procesos, en ésta se especifica la información, periodicidad y la formula requerida para la medición de los mismos, así como los rangos de evaluación necesarios para establecer el porcentaje de logro de las mediciones realizadas y las acciones requeridas sobre los resultados obtenidos. Existe una hoja de vida por proceso con todos los indicadores relacionados con el mismo, incluyendo los indicadores del Tablero de Indicadores. Las actividades detalladas para la definición, medición y seguimiento se encuentran descritas en el numeral 8 del manual de calidad.
- § Toda correspondencia, peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, tutelas y trámites, verbales y escritos, que ingresen a la Secretaría de Educación se reciben y radican en el área de Servicio de atención al ciudadano y Correspondencia, por medio de los subprocesos del proceso E01. Gestionar solicitudes y correspondencia. Así mismo, las respuestas a las solicitudes y la correspondencia externa que generan las áreas de la Secretaría de Educación. Por otro lado todas las comunicaciones institucionales de la Secretaría se planean, desarrollan, y evalúan a través del proceso G02. Gestionar comunicaciones institucionales.
- § Todos los registros que se generen en cada uno de los subprocesos deben ser archivados de acuerdo con lo definido en la tabla de registros del numeral 6 del documento “diseño detallado del subproceso” y teniendo en cuenta los lineamientos del subproceso N0201 Archivo de gestión.
Cuando se identifiquen problemas reales o potenciales ya sea durante la ejecución de los diferentes subproceso o debido al análisis de los resultados de los indicadores asociados al proceso, el dueño del proceso debe generar acciones correctivas ó preventivas, las cuales deben ejecutarse de acuerdo con lo estipulado en los subprocesos N01.02 Acciones correctivas y N01.03 Acciones preventiva.